Czy za błędy w KSEF można ponieść odpowiedzialność karną?

Od lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się stałym elementem systemu podatkowego. Dla wielu przedsiębiorców będzie to jedno z istotniejszych wyzwań organizacyjnych ostatnich lat. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy zarówno spółek, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Podstawę prawną KSeF stanowi art. 106ga–106ni ustawy o VAT. Po wejściu w życie przepisów jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF. Faktury wystawione poza systemem, co do zasady, nie będą wywoływały skutków prawnych.

Kto i od kiedy ma obowiązek korzystać z KSeF

Ustawodawca przewidział stopniowe obejmowanie podatników obowiązkiem korzystania z KSeF, różnicując terminy w zależności od skali prowadzonej działalności.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje podatników VAT czynnych, których wartość sprzedaży – wraz z kwotą podatku – przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. W tej grupie znajdują się przede wszystkim duże podmioty gospodarcze, które już na wcześniejszym etapie powinny posiadać odpowiednie zaplecze organizacyjne i informatyczne.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek zostaje rozszerzony na pozostałych podatników VAT czynnych, niezależnie od wysokości osiąganych obrotów. Oznacza to, że od tej daty zasadą stanie się wystawianie faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF, a faktury wystawione poza systemem – co do zasady – nie będą wywoływały skutków prawnych.

Z kolei podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, zarówno podmiotowego, jak i przedmiotowego, zostaną objęci obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027 r. Dla tej grupy przewidziano najdłuższy okres dostosowawczy, co jednak nie zwalnia z konieczności wcześniejszego przygotowania się do zmian.

KSeF od początku budził obawy i wątpliwości. Wśród wielu zapytań pojawia się następujące: Czy za błędy w KSeF przedsiębiorca poniesienie odpowiedzialność karną?

Sankcje administracyjne za brak korzystania z KSeF

Najdalej idące konsekwencje braku stosowania KSeF przewidziane są w przepisach ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika karę pieniężną, jeżeli podatnik:

• wystawi fakturę poza KSeF, mimo istnienia ustawowego obowiązku,
• wystawi fakturę w KSeF w sposób niezgodny z obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• nie prześle faktury do KSeF w terminie wymaganym przepisami tj. w ciągu 1 dnia albo w przypadku awarii w ciągu 7 dni.

Wysokość kary została określona w sposób maksymalny i może wynosić:

• do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze albo
• do 18,7% kwoty należności ogółem, jeżeli faktura nie zawiera podatku VAT.

Kary zostały określone w ustawie w sposób widełkowy, co oznacza, że ich wymiar nie jest automatyczny. W praktyce organ podatkowy, rozstrzygając o nałożeniu sankcji, dokonuje oceny okoliczności konkretnej sprawy, w tym charakteru i wagi naruszenia, skali uchybień itd. Są kary o charakterze administracyjnym.

Art. 106ni ustawy o VAT w przeważającej części wejdzie w życie dopiero 1.1.2027 r., co oznacza brak kar pieniężnych do końca 2026 r.   

Odpowiedzialność w okresie przejściowym

Czy brak stosowania kar administracyjnych do końca 2026 r. oznacza również brak odpowiedzialności w tzw. okresie przejściowym?

Podstawę odpowiedzialności za naruszenia związane z wystawieniem faktur przewidują nie tylko przepisy ustawy o VAT, ale przede wszystkim kodeks karny skarbowy oraz w pewnym zakresie kodeks karny.

Zgodnie z art. 62 Kodeksu karnego skarbowego:

1. §1. Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
2. § 2. Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.
3. § 2a. Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.
4. § 3. Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów.
5. § 4. Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży.
6. § 5. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-4 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Zaś zgodnie z art. 271a kodeksu karnego:

Kto wystawia fakturę lub faktury, zawierające kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest znaczna, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym lub takiej faktury lub faktur używa, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.

 Ustawodawca pozostawił i tu pewną furtkę. Niektóre naruszenia związane z korzystaniem z KSeF zostały wyraźnie wyłączone spod odpowiedzialności karnoskarbowej. Podatnik nie poniesie odpowiedzialności na gruncie kodeksu karnego skarbowego, jeżeli naruszył jeden z następujących przepisów:

·      art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT – obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF,

·      art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT – obowiązek wystawienia i przesłania faktury do KSeF w terminie określonym w przepisach,

·      art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT – obowiązek zapewnienia zgodności faktury z obowiązującą strukturą logiczną,

·      art. 106nh ust. 2 ustawy o VAT – obowiązki związane z prawidłowym stosowaniem KSeF w szczególnych sytuacjach przewidzianych ustawą.

Dotyczy to zarówno okresu wdrożeniowego w 2026 r., jak i kolejnych lat, oczywiście pod warunkiem, że przepisy nie ulegną zmianie.

Podsumowanie - błąd w KSeF a odpowiedzialność karna

Obowiązek korzystania z KSeF od 2026 r. ma znaczenie nie tylko techniczne, lecz także prawne. Sam system jest bardziej narzędziem technicznym, to sposób wystawiania faktur w może podlegać ocenie pod kątem rzetelności rozliczeń podatkowych. Brak wdrożenia systemu nie tylko naraża podatnika na sankcje finansowe, ale może również prowadzić do sporów z kontrahentami oraz zwiększonego ryzyka kontroli podatkowych. Z tej perspektywy KSeF to nie tylko narzędzie, ale w pewnym sensie i element zgodności działalności z przepisami prawa podatkowego.

Ten artykuł nie stanowi porady prawnej i ma charakter wyłącznie informacyjny. Jeżeli potrzebujesz porady prawnej zapraszam na spotkanie w Kancelarii:

Dane kontaktowe

Telefon: +607466176